Digitale Briefe

Ich bin mit vielen Brieffreundschaften aufgewachsen. Als dann das Internet populärer wurde und das Briefeschreiben durch Abitur, Studium, Wohnortwechsel und allgemein andere Lebensumstände von E-Mails, SMS und WhatsApp abgelöst wurde, verlagerten sich meine vielen Konversationen ins Internet. Ich schrieb viele E-Mails mit Freunden (und später auch mit meiner Familie, als ich von zuhause auszog). Ich nutzte viele Services im Internet und erhielt dementsprechend E-Mails wie zum Beispiel Newsletter, Newsgroups, Mailinglisten, Benachrichtigungen aus Onlineshops und Bestätigungen für irgendetwas, das ich mal angeklickt hatte.

So geht es sicher vielen: Man meldet sich irgendwo an, gibt seine E-Mailadresse preis und dann flattern die Nachrichten im Minutentakt ins Postfach. Man regt sich vielleicht innerlich auf, weil man schon wieder 30 E-Mails durchklicken (und 95% davon eh löschen) muss, doch am nächsten Tag (oder seien wir mal ehrlich: abends sieht das Postfach doch schon wieder genauso aus) geht das Spiel von vorne los. Das Ziel ist es also, die meiste Zeit ein leeres Postfach zu haben.

In unserem Blog haben wir nun schon oft vom Entrümpeln, Aussortieren und vom leeren Raum gesprochen. Leerer Raum hilft, wieder Fokus zu finden. Das Entrümpeln tut gut, denn man kann wieder aufatmen. Jemand mit einem vollen E-Mail-Postfach kennt vielleicht den Wunsch, einfach mal mit dem virtuellen Besen durchzufegen und wieder Ruhe, Raum und Frieden einkehren zu lassen.

Mein Wechsel von der analogen zur digitalen Kommunikation vollzog sich fließend und ich gehöre zu den Menschen, denen das Organisieren im Blut liegt. Ich bin nämlich eigentlich sehr anfällig für Unordnung und Unstrukturiertheit. Meine Waffe dagegen: proaktiv Strukturen schaffen, an die ich mich halten kann!
Und mit dieser Waffe möchte ich euch heute ausstatten – ganz speziell für euer E-Mail-Postfach. :)

Das Schlachtfeld

Ihr wollt eine Waffe? Dann ziehen wir in den Krieg! Natürlich braucht ihr dann ein Schlachtfeld. Das ist euer E-Mail-Postfach. Euer persönliches Waterloo. Und eben, wie schon angekündigt, die Waffe. :) Die bekommt ihr zum Glück von mir. Zumindest die Bauanleitung.

Die strategische Bestandsaufnahme

Zuerst ruft ihr euer E-Mailprogramm auf oder ruft den Webmailer im Browser auf. Wir wollen nun erst einmal schauen, wo sich der Feind versteckt hat. Das heißt, welche E-Mails ihr überhaupt so habt und welcher Kategorie bzw. welchem Label man sie zuordnen könnte. Wenn man diese kleine Analyse durchgeführt hat, kann man nämlich schon viel besser sehen, was man alles so im Postfach hat und wie man damit umgehen kann. Sprich: welche Waffe die beste gegen welche Art von E-Mail-Kategorie ist. ;)
Ihr könnt euch die Kategorien selber bestimmen, jedoch sind solche Labels wie „Werbung“, „Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken“, „Newsletter“, „Erinnerungen an …“, „Foren-Benachrichtigungen“ und „Private Nachrichten von Familie/Freunden“ eigentlich immer vertreten. Solltet ihr eine eigene Wohnung haben oder studieren oder arbeiten (oder alles zusammen), können auch förmliche Schriftwechsel mit Behörden, Institutionen und Firmen dabei sein.

Ich habe mal ein Kreisdiagramm erstellt, damit man sehen kann, wie die etwaige Verteilung der Labels in meinem Postfach ist. Bei mir sehen die Labels wie folgt aus:

Ne ganz schöne Menge, wenn man sich das so betrachtet…

Vielleicht fragt ihr euch, wie es kommt, dass ich so wenige Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken habe. Oder Newsletter. So können wir nämlich schon zum ersten Entrümpelungsschritt voranschreiten:

1. Abmelden, abmelden, abmelden

Newsletter, Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, Twitter Updates, „Hier sind Leute aus deiner Nähe“, „Das könnte interessant für dich sein!“, Groupon-Kaufvorschläge, Gutscheine, Rabatte, Aktionen…

Wenn es einen stört, kann man das ganz einfach loswerden: nämlich abbestellen. In nahezu jeder dieser E-Mails kann man nämlich ganz, ganz unten, oft in grau auf grau gedruckt und so klein, dass man es kaum sehen kann, auf „Abmelden“, „Abbestellen“ oder „Ihre E-Mail-Einstellungen konfigurieren“ klicken. Dahinter verbirgt sich eine mächtige Waffe in unserem Krieg gegen das überfüllte und übermüllte Postfach: Denn ist man erstmal diese ganzen Mails los, kann das bei einigen schon dazu führen, 50% weniger Inhalte im Postfach zu haben.

Achtung: Teilweise kommt man sich ganz schön einsam vor, wenn man gewohnt ist, auf ein Postfach mit 30 neuen E-Mails zu klicken und dann hat man nur noch 10 drin. Aber wisst ihr was? Es kommt noch schlimmer!

2. Nachrichten filtern

All das, was man nicht abbestellen kann oder will, einen aber trotzdem irgendwie interessiert und wo man irgendwelche sozialen Verpflichtungen hat, doch irgendwie auf dem Mailverteiler zu stehen… all das kann man filtern. Man kann die Nachrichten also ungelesen in einen bestimmten Ordner sortieren, vorher auf den „gelesen“-Status bringen oder gleich löschen.

Bei mir sind das zum Beispiel E-Mails an eine Gruppe meines Studien-Matrikels. In dieser Gruppe bin ich, um eventuelle Nachrichten zu Klassentreffen, Infos der Hochschule und alles weitere zu erhalten. Blöderweise bekomme ich darüber auch ständig Job- oder Abschlussarbeiten-Angebote, die mich null interessieren. Ich möchte mich aus der Mailingliste nicht austragen, aber ich filtere die Nachrichten. Und zwar archiviere ich sie ungelesen. Wenn ich doch mal neugierig bin, suche ich in meinem Postfach einfach nach der Malinglisten-E-Mailadresse und erhalte dann alle Mails, die in den letzten Wochen oder Monaten zu mir kamen. Oft bestätigt sich mein Verdacht, dass nichts Sinnvolles dabei ist – und wenn doch, dann kann ich es eben später lesen.

Nach diesem Schritt sollte euer Postfach noch etwas leichter geworden sein. Vielleicht habt ihr nun von den anfänglichen 30 Mails pro Tag, die wir durchs Abmelden auf 10 heruntergeschraubt haben, nur noch 5 im Postfach. Ganz schön gruselig, oder?
Und nun kommt auch schon der vorletzte Schritt, nämlich:

3. Archivieren, sortieren und löschen

Was macht man nun mit Rechnungen, Infos von Seiten, auf denen man angemeldet ist oder Benachrichtigungen von Onlineshops? Meistens handelt es sich bei dieser Art von E-Mails um Informationen, die man nicht beantworten muss. Eine Rechnung kann man sich im pdf-Format auf dem PC speichern und die Mail dann archivieren. Infos von Internetseiten können zum Beispiel geänderte AGB sein oder eine E-Mail, dass man seine Anmeldung bestätigen möchte. Diese Nachrichten kann man löschen oder archivieren, je nachdem wie wichtig sie in Zukunft noch sein wird. Benachrichtigungen von Onlineshops tragen ihre Bedeutung ja schon im Namen: Nachricht. Eine Nachricht hat nur eine begrenzte Aktualität und spätestens sobald man einen Artikel erhalten hat, den man bestellte, kann man die Bestell- und Versandbestätigungen löschen.

Wenn ihr wollt, könnt ihr euch auch ein Ordnersystem anlegen, zum Beispiel für Mails einer bestimmten Website oder für eine Firma, von der ihr regelmäßig Rechnungen bekommt und aufheben wollt.

Diese Mails zu archivieren oder zu löschen bedarf pro Nachricht maximal eine halbe Minute. Man liest die Nachricht und entscheidet dann sofort, was zu tun ist. So stapelt sich nichts im Postfach und es atmet noch weiter auf. :)

Also dann, auf zum letzten Schritt, immerhin dümpeln da noch so 1-2 Mails pro Tag herum, die sich auch ansammeln und stapeln können, wenn man nicht irgendetwas mit ihnen macht, nämlich:

4. Beantworten

So simpel es sich anhört, so schwer fällt eben dieser letzte Schritt sehr oft, denn wenn man E-Mails wirklich beantworten will, muss man sich konzentrieren, die Gedanken fokussieren und eben auch Hirnschmalz reinstecken, damit man nicht nur Blah-Blah schreibt. Und eben dieses Gedanken zusammennehmen fällt in unserer schnelllebigen Zeit sehr schwer, denn überall gibt es Ablenkungen, Informationen, Benachrichtigungen und andere Dinge, die unsere Aufmerksamkeit beanspruchen. Drei Zeilen am Stück zu schreiben ist schwer (Und wir machen das hier jeden Tag auf unserem Blog, da ist ruhig mal ein Lob fällig! :P), aber aus irgendeinem Grund seid ihr ja mit bestimmten Menschen privat in Kontakt oder ihr wollt etwas von jemandem (z. B. von einer Behörde), da müsst ihr dann eben auch mal schreiben.

Pro-Tipp: Alles, was telefonisch gemacht werden kann, auch telefonisch machen! Das erspart euch nämlich auch lästige E-Mails und euer Postfach dankt es euch!

Ergebnis

Wenn ihr alle Schritte befolgt habt, sollte euer Postfach tatsächlich leer sein. So richtig… leer. Alle Mails, die ihr gelesen oder auf die ihr reagiert habt, sind aufgeräumt in entsprechende Order und/oder archiviert. Ich nutze meinen Posteingang ausschließlich dafür, dort E-Mails aufzubewahren, die ich beantworten muss oder die noch irgendeine Aktion von mir erwarten (z. B. einen Anhang speichern). Sobald ich diese Aufgabe erledigt habe, werden auch diese E-Mails „aufgeräumt“ und mein Postfach ist leer.

Und ihr so? Habt ihr ein leeres E-Mail-Postfach? Betreibt ihr Inbox Zero – in dieser Variante – oder habt ihr eine ganz individuelle? Oder ist euch euer überquellendes Postfach sogar egal? Schreibt es in die Kommentare! :)